ตัวช่วย'เวิร์ก ฟรอม โฮม'อยู่บ้านทำงานได้ไม่สะดุด - เดลีนีวส์

กลับมาระบาดรอบสองสำหรับโควิด -19 ส่งผลให้หลายองค์กร ให้พนักงานทำงานที่บ้าน หรือ เวิร์ก ฟรอม โฮม (Work From Home) กันอีกครั้ง เพื่อช่วยกันป้องกันและลดการแพร่ระบาดของเจ้าไวรัสร้าย

การเปลี่ยนจาก “มนุษย์ออฟฟิค” มาเป็น “มนุษย์ทำงานที่บ้าน” จำเป็นต้องอาศัยอุปกรณ์ต่างๆไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ ไว-ไฟ เพื่อใช้ในการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ให้การทำงานเดินไปไม่ติดขัด “ปิดจ๊อบ”ได้ตามเป้าหมายขององค์กร แม้ว่าพนักงานแต่ละคนจะไม่ได้เข้าไปทำงานที่ออฟฟิค นั่งอยู่คนละสถานที่ก็ตาม

วันนี้จึงมีแอพพลิเคชั่นต่างๆ แนะนำกัน ที่สามารถนำมาใช้ประโยชน์เป็นเครื่องมือให้เราสามารถทำงานจากที่บ้านได้อย่างไหลลื่น และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างเต็มที่

เริ่มกันที่การจดบันทึก ตารางนัด เวลาส่งงาน ของตนเอง หากใคร ใช้กูเกิลอยู่ แนะนำ กูเกิล แคเลนเดอร์ (Google Calendar) ที่เป็น ปฏิทินแบบออนไลน์ของกูเกิล ใช้สำหรับสร้างกำหนดการนัดหมายและกำหนดเวลาเหตุการณ์ต่างๆ สามารถส่งข้อความเชิญได้

แต่หากต้องการวางแผนเป็นกลุ่มให้ทั้งทีมเข้าถึง ก็ต้องแอพพลิเคชั่น สเลค ( Slack) ถือเป็นหนึ่งทางเลือกที่จะช่วยให้การสื่อสารและการทำงานของทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น รองรับสมาชิกไม่จำกัด แบ่งงานได้เป็นหมวดหมู่ แจ้งเตือนโปรเจกต์สำคัญ ที่สำคัญสามารถใช้งานได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน ทั้งระบบไอโอเอส และแอนดรอยด์ และให้พื้นที่สำหรับเก็บไฟล์ 5GB ฟรี ด้วย

พูดถึงการทำงานเป็นทีม แน่นอนว่าสิ่งที่จำเป็น คือ การประชุมการระดมสมอง แต่นั่งอยู่คนละที่ จะประชุมกันยังไง ? เรื่องนี้ไม่ยาก เพราะมีแอพฯที่ใช้เป็นตัวช่วยเพื่อการประชุมออนไลน์มากมาย เอาที่คนไทยหลายๆคนคุ้นเคยกัน ก็คือ ไลน์ ที่มีฟีเจอร์ ไลน์ มีทติ้ง(LINE Meeting) ให้ใช้งานกันได้สบายๆ

โดยไลน์ มีทติ้ง มีจุดเด่นที่ใช้ง่าย ไม่ต้อง ไปดาวน์โหลดแอพฯใหม่ให้ยุ่งยาก จะใช้งานก็เพียง ที่ไอคอน LINE Meeting สัญลักษณ์รูปกล้องวีดีโอที่มีเครื่องหมายบวก (+) ด้านใน ด้านบนหน้าแท็ปแชท จากนั้นก็แชร์ลิงก์ เชิญคนต้องการจะให้ร่วมประชุมก็คลิกกดเข้ามารวมตัวได้ทันที นอกจากนี้ยังรองรับการใช้งานได้ทั้งบนโทรศัพท์มือถือคอมพิวเตอร์ ชวนผู้เข้าร่วมประชุมได้สูงสุดถึง 500 คน

อีกหนึ่งแอพฯที่นิยมใช้กันก็คือ ซูม (Zoom ) ที่ใช้ประชุมทางไกลแล้วยังสามารถแชร์คอนเทนต์ได้หลายรุปแบบ ทั้งรูปภาพ หน้าเว็บ และ ไฟล์ต่างๆ ใน กูเกิลไดร์ฟ (Google Drive) และ ดร็อปบ็อก ( Dropbox) ได้ และสามารถเชิญผู้ร่วมประชุมง่ายๆ ผ่านหมายเลขโทรศัพท์, อีเมล และรายชื่อ และรองรับการใช้งานผ่านคอมพิวเตอร์ และโทรศัพท์มือถือทั้ง แอนดรอยด์ และไอโอเอส ซึ่งการระบาดของโควิด-19 ในรอบปีที่ผ่านมาทำให้แอพฯนี้เติบโตอย่างมากในทั่วโลก

และที่ไม่พูดถึงไม่ได้ ที่กำลังมาแรง คือ ไมโครซอฟท์ ทีม (Microsoft Teams) ที่สามารถ ประชุมได้ถึง 1,000 คน หรือเข้าร่วมแบบดูได้อย่างเดียวด้วยการบรอดคาสท์ ก็เข้าชมได้สูงสุดถึง 20,000 คน นอกจากนี้ยังมีลูกเล่นต่างๆ ทั้งโหมด Dynamic view, วิดีโอฟิลเตอร์ และ Live Reaction การประชุมไม่น่าเบื่อด้วย

อย่างไรก็ตามเมื่อทำงานเยอะ ก็อาจมีไฟล์เอกสาร รูปภาพต่างๆ จำนวนมากที่ต้องเก็บ หรือฝากไฟล์ แชร์ไฟล์ให้กับเพื่อนร่วมงาน หากใครใช้ กูเกิล จีเมล อยู่แล้ว ก็ต้องเป็น กูเกิลไดร์ฟ ที่เราสามารถใช้สำรองข้อมูลและเข้าถึงไฟล์ทั้งหมดได้จากอุปกรณ์ทุกเครื่อง หรือจะเชิญผู้อื่นให้ดู แก้ไข หรือแสดงความคิดเห็นในไฟล์ที่ต้องการได้อย่างง่ายๆ โดยมีพื้นที่ให้ใช้ฟรี 15 GB

แต่หากใครไม่ได้ใช้ จีเมล อีกหนึ่งทางเลือก ก็คือ ดร็อปบ็อก ที่เป็นบริการซิงก์และฝากไฟล์ข้อมูลแบบออนไลน์ซผู้ใช้งานสามารถจัดเก็บและแบ่งปันแฟ้ม และโฟลเดอร์ร่วมกับคนอื่น ให้เข้ามาใช้งานด้วยกันได้ ส่วนใครใช้ไมโครซอฟท์ ก็มีบริการวันไดรฟ์ รองรับ ส่วนคนที่ใช้ แอปเปิล หรือ คอมพิวเตอร์ แมคบุ๊ค ก็ต้องใช้บริการไอคลาว์ดกันได้

เมื่อมีเอกสารแล้ว แต่ที่บ้านไม่มีเครื่องสแกนเอกสารจะทำยังไงดี? เรื่องนี้มีทางออกไม่ต้องลงทุนซื้อเครื่อง แค่ดาวน์โหลดแอพฯ สแกนเอกสารฟรีที่มีอยู่มากมาย ติดสมาร์ทโฟนไว้ ทั้งใน แอพ สโตร์ และ เพลย์ สโตร์ อาทิ Scanbot , ClearScanner , Office Lens และ CamScanner ฯลฯ เพียงใช้กล้องแค่กดถ่ายและแปลง ก็สามารถแชร์ได้ทันที แค่นี้ เรื่องยากก็จะกลายเป็นง่ายในทันที

และหากในกรณีที่ต้องส่งเอกสารที่เป็นกระดาษล่ะ คงหนีไม่พ้นบริการแมสเซ็นเจอร์หรือพนักงานส่งเอกสาร เมื่อโควิด-19 ระบาด การออกจากบ้านไปเรียก “พี่แมส” หรือ “พี่วินมอเตอร์ไซค์” อาจเป็นเรื่องลำบาก แต่เราสามารถตัดปัญหาเรื่องนี้ได้แบบไม่ต้องคิดมาก ก็เรียกใช้บริการส่งเอกสารผ่านแอพฯ ได้เลย ซึ่งก็มีหลายเจ้าที่ให้บริการ ทั้ง แกร็บ ,ไลน์แมน , โกเจ็ท ,ลาล่ามูฟ และสกู๊ตตาร์ ฯลฯ เรียกว่าพอใจราคาค่าส่ง โปรโมชั่นส่วนลดเจ้าไหน ก็กดเรียกกันได้เลย

สุดท้ายแล้วการระบาดของโควิด 19 ถือเป็นตัวเร่งให้เกิด นิว นอร์มอล” (New Normal) หรือ วีถีชีวิตใหม่ในทุกภาคส่วน การทำงานก็เช่นกันในอนาคตไม่จำเป็นต้องนั่งประจำที่ออฟฟิตอย่างเดียวแล้ว

เรียกว่าอยู่ที่ไหนก็สามารถทำงานได้โดยมีเทคโนโลยีเป็นตัวช่วย!!

จิราวัฒน์ จารุพันธ์

Let's block ads! (Why?)